La loi 25 en clinique dentaire
Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 25 (anciennement le projet de loi 64), toutes les entreprises du Québec – y compris les cliniques dentaires – doivent se conformer à des obligations accrues en matière de protection des renseignements personnels. La santé dentaire de vos patients est une priorité, mais leur vie privée l’est tout autant.
Les cliniques dentaires, en tant qu’entreprises qui recueillent des données sensibles (nom, adresse, numéro d’assurance maladie, radiographies, historique médical, etc.), sont particulièrement concernées.
Le responsable de la protection des renseignements personnels
Même dans une petite clinique, une personne doit être désignée pour veiller à la conformité. Ce rôle est souvent celui du dentiste propriétaire. Vous devez indiquer sur votre site web le nom de la personne responsable ainsi que ses coordonnées pour la joindre.
La collecte et de l’usage de leurs données
Vous devez expliquer clairement pourquoi vous recueillez certaines données, comment elles seront utilisées, à qui elles seront communiquées, et combien de temps vous les conserverez. Affichez votre politique de confidentialité sur votre site web ainsi que votre formulaire de consentement. Le consentement est nécessaire pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels, sauf exceptions légales.
Les fichiers témoins
Les fichiers témoins (cookies) sont des petits fichiers déposés sur l’ordinateur ou le téléphone d’un visiteur lorsqu’il consulte un site web. Ils peuvent recueillir des renseignements personnels, comme des habitudes de navigation. Selon la Loi 25, si votre site web utilise des cookies qui collectent des données personnelles, vous devez :
- Informer clairement les visiteurs de cette collecte.
- Obtenir leur consentement avant d’activer les cookies non essentiels (ex. cookies publicitaires ou analytiques).
- Offrir une option pour accepter ou refuser ces cookies.
- Permettre aux visiteurs de retirer leur consentement à tout moment.
Cela signifie que votre site web doit afficher un bandeau ou une fenêtre (pop-up) sur les fichiers témoins.
Les bonnes pratiques
- Évitez d’envoyer des dossiers ou des radiographies par courriel sans authentification à deux facteurs (2FA).
- Utilisez une plateforme sécurisée pour l’envoi de pièces jointes (ex : portails patients, services de partage de fichiers sécurisés).
- Limitez l'accès aux dossiers patients aux personnes nécessaires seulement.
Les incidents de confidentialité
Les organisations doivent informer la Commission et les personnes concernées dès qu’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, qui pourrait causer un dommage important, se produit.
Elles doivent aussi garder un registre de tous ces incidents et le remettre à la Commission si elle le demande.
Vos fournisseurs et la loi 25
Si vous utilisez un logiciel de gestion de clinique, une plateforme de rappel automatisé ou un service infonuagique, assurez-vous que vos fournisseurs respectent aussi la Loi 25.
